Der elektronische Heilberufsausweis für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten

Der elektronische Psychotherapeutenausweis (ePtA) ist ein persönliches, nicht an andere übertragbares Ausweisdokument in Kreditkartenformat. Als ein Bestandteil der Telematikinfrastruktur (TI) ermöglicht er Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, sich gegenüber Computersystemen auszuweisen („authentisieren"), elektronische Dokumente mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) rechtswirksam zu unterschreiben und sie für den Versand über Datenleitungen beispielsweise an die Kassenärztlichen Vereinigungen sicher zu verschlüsseln. Die für diese Anwendungen notwendigen persönlichen Daten sind in einem Zertifikat auf dem Ausweis gespeichert.

Mit Hilfe des elektronischen Psychotherapeutenausweises können Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten zukünftig auch auf die Patientendaten der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) zugreifen. Der Ausweis verfügt dafür über eine speziell für den Einsatz im Gesundheitswesen weiterentwickelte personalisierte Chipkarte, die eine „Card-to-Card-Authentication" ermöglicht: Elektronischer Psychotherapeutenausweis und elektronische Patientenkarte erkennen sich direkt, ohne dass ein Computer zwischengeschaltet ist. Somit können sich Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten gegenüber der TI ausweisen und es ist gewährleistet, dass nur berechtigte Personen über den Ausweis auf die Daten der elektronischen Gesundheitskarte zugreifen können.

Alle kassenärztlich zugelassenen Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, Psychologischen Psychotherapeutinnen und Psychologischen Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeutinnen und Kinder- und Jugendpsychotherapeuten sind gesetzlich verpflichtet, als elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) den Psychotherapeutenausweis (ePtA) zu beantragen. Gleiches gilt für ermächtigte Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie Sicherstellungsassistentinnen und Sicherstellungsassistenten. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob die Tätigkeit in einer Praxisgemeinschaft oder Berufsausübungsgemeinschaft, angestellt in einer Praxis, in einer Jobsharing-Partnerschaft oder in einem Medizinischen Versorgungszentrum ausgeübt wird. Inwiefern angestellt arbeitende und sich in Elternzeit befindende Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten einen Ausweis benötigen, kann bei der jeweils zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung erfragt werden.

In einer Privatpraxis tätige Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten benötigen einen elektronischen Psychotherapeutenausweis nur, wenn sie auch die Telematikinfrastruktur (TI) nutzen wollen. Offen ist jedoch, wie den Privatpraxen der Zugriff ermöglicht werden soll, da sie keinen Praxisausweis (SMC-B) erhalten können. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in Privatpraxen können damit derzeit den elektronischen Psychotherapeutenausweis nur als Sichtausweis und zur elektronischen Signatur nutzen.

Der elektronische Psychotherapeutenausweis (ePtA) erfüllt fünf Grundfunktionen:

1. Mit einem Lichtbild versehen dient er als Sichtausweis.
2. Der elektronische Psychotherapeutenausweis ermöglicht Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, sich in der elektronischen Welt und gegenüber der Telematikinfrastruktur (TI) rechtsverbindlich auszuweisen. 
3. Der elektronische Psychotherapeutenausweis ermöglicht die Erstellung einer elektronischen Unterschrift. Diese sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ ist der händischen Unterschrift auf dem Papier gleichgestellt. Mit der sicheren elektronischen Unterschrift können beispielsweise elektronische Berichte für mitbehandelnde Kolleginnen und Kollegen oder Abrechnungsunterlagen für die Kassenärztlichen Vereinigungen rechtssicher elektronisch unterzeichnet werden.
4. Über den elektronischen Psychotherapeutenausweis können medizinische Daten sicher verschlüsselt und entschlüsselt werden. Der sichere Transportweg wird von einem für die Telematik erforderlichen Konnektor ermöglicht. Damit sind personenbezogene medizinische Daten bei der Übertragung besser geschützt. Die Kassenärztlichen Vereinigungen können weitere Funktionen für eine vereinfachte Kommunikation einrichten. Beispielsweise können Antragsformulare, Sammelerklärungen und Honorarabrechnungen elektronisch übermittelt werden.
5. Mit dem elektronischen Psychotherapeutenausweis kann auf die medizinischen Daten zugegriffen werden, die auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) der Versicherten abgespeichert sind. Dies bezieht sich zunächst auf die elektronische Patientenakte (ePA), wobei Patientinnen und Patienten dem Zugriff auf ihre Daten und der Befüllung ihrer Akte ausdrücklich zustimmen müssen. Zukünftig sollen mit dem Ausweis auch der Notfalldatensatz und der Medikationsplan genutzt werden können.

Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten können über ihren elektronischen Psychotherapeutenausweis (ePtA) die Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) nutzen. Der elektronische Psychotherapeutenausweis vereinfacht die Abläufe und Verwaltungsprozesse, da er Anwendungen wie den elektronischen Arztbrief ermöglicht. Mit nur einer PIN-Eingabe können mehrere elektronische Arztbriefe rechtsgültig signiert werden. Die Kassenärztlichen Vereinigungen können weitere Funktionen für eine vereinfachte Kommunikation einrichten. Beispielsweise können Antragsformulare, Sammelerklärungen und Honorarabrechnungen elektronisch übermittelt werden. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in der vertragspsychotherapeutischen Versorgung können mit dem elektronischen Psychotherapeutenausweis über KIM, den Kommunikationsdienst im Medizinwesen – ein speziell für die TI entwickeltes E-Mail-Programm – zum Beispiel an Ärztinnen und Ärzte gerichtete Mitteilungen elektronisch signieren und sicher versenden. Für Privatpraxen steht dieser sichere E-Mail-Versand bislang nicht zur Verfügung.

Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten benötigen einen Heilberufsausweis (eHBA), den elektronischen Psychotherapeutenausweis (ePtA), um Daten in der elektronischen Patientenakte (ePA) zu lesen oder Daten darin einzutragen. Die elektronische Patientenakte ist ein Hauptbestandteil der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) von gesetzlich Krankenversicherten. Seit dem 1. Januar 2021 sind die Krankenkassen gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Versicherten eine solche Akte bereitzustellen. Entsprechend müssen kassenzugelassene Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten seit Anfang 2021 in der Lage sein, auf die elektronische Patientenakte zurückzugreifen. Patientinnen und Patienten müssen dem Zugriff auf ihre Daten und der Befüllung ihrer elektronischen Patientenakte allerdings ausdrücklich zustimmen. Für die verpflichtende erste Anwendung in der Telematikinfrastruktur (TI), das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM), ist der elektronische Psychotherapeutenausweis nicht erforderlich. Notwendig wird er aber für kommende TI-Anwendungen, beispielsweise das Notfalldatenmanagement.

Aktuell sieht der Gesetzgeber Honorarkürzungen bei Leistungserbringenden in der ambulanten Versorgung vor, die den elektronischen Heilberufsausweis nicht bis zum 1. Juli 2021 vorweisen können. Die Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK) hatte sich mit der Bitte um Aufhebung der Sanktionierung an das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) und die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) gewendet. Dies wurde im Ergebnis zwar nicht erreicht. Allerdings teilte das Ministerium sinngemäß mit, dass man es im Hinblick auf Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung in besonderen Konstellationen in der Übergangsphase des 3. Quartals 2021 für ausreichend halte, wenn die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut den elektronischen Heilberufsausweis vor dem 1. Juli 2021 verbindlich bestellt habe. Auch die KBV hatte das BMG aufgefordert, die Sanktionen auszusetzen. Wie die KBV auf ihrer Internetseite mitteilt [externer Link], hat das Ministerium mittlerweile bestätigt, dass die Sanktionierung nicht gelten solle, wenn der Ausweis vor dem 1. Juli 2021 bei einem Anbieter beantragt wurde. Da die Lieferfristen der Kartenproduzenten derzeit mehrere Wochen umfassen, empfiehlt die KBV, den Beleg über die Bestellung für den Fall der nicht fristgerechten Lieferung aufzubewahren. Der 38. Deutsche Psychotherapeutentag hatte bereits im April 2021 in seiner Resolution „Keine Sanktionen für unverschuldete Verzögerung“ [PDF, 122 KB] gefordert, die in § 341 Absatz 6 SGB V vorgesehene Honorarkürzung ersatzlos zu streichen.

Nach Vorgabe der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) ist der Besitz eines elektronischen Heilberufsausweis die Voraussetzung dafür, einen elektronischen Praxisausweis (SMC-B) beantragen zu können. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, Psychologische Psychotherapeutinnen und Psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeutinnen und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten, die eine Tätigkeit in der Niederlassung neu aufnehmen möchten und einen Praxisausweis benötigen, aktuell aber noch keinen elektronischen Heilberufsausweis besitzen, sollten sich an die für sie zuständige Kassenärztliche Vereinigung wenden, um sich nach dem entsprechenden Vorgehen zu erkundigen.

Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten beantragen ihren elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) bzw. Psychotherapeutenausweis (ePtA) bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ihrer Wahl. Die VDA stellen den Ausweis bereit und betreiben die technische Infrastruktur zur Prüfung der elektronischen Signatur, die mit dem Ausweis angewendet werden kann. Dafür müssen die VDA spezielle gesetzlich geregelte Anforderungen erfüllen. Aktuell sind die medisign GmbH und die Bundesdruckerei mit ihrer Tochter D-Trust GmbH und T-Systems (Deutsche Telekom Healthcare and Security Solutions GmbH) und die SHC Care (SHC Group, SHC Stolle & Heinz Consultants GmbH & Co. KG) als Anbieter zugelassen.

Antragstellung

• Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, Psychologische Psychotherapeutinnen und Psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeutinnen und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten beantragen ihren elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), den elektronischen Psychotherapeutenausweis (ePtA), bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ihrer Wahl.
• Im Portal des von ihnen gewählten VDA geben sie die für die Beantragung des Ausweises notwendigen Daten wie Geburtsdatum, Adresse und Berufsgruppe etc. an. Für die Antragstellung im Anbieter-Portal werden keine Zugangsdaten und keine Vorgangsnummer von der Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalen benötigt. Auch ein Datenabgleich durch die Kammer VOR der Antragstellung ist nicht notwendig.
• Das ausgedruckte und unterschriebene Antragsformular (mit beigelegtem Passfoto, sofern nicht bereits digital ein Foto hochgeladen wurde; Fragen zur Beschaffenheit des Fotos bitte direkt mit dem Anbieter klären.) muss per Postident-Verfahren sicher identifiziert werden. Die vollständigen Unterlagen werden dann an den VDA versendet.

Datenprüfung

• Der VDA prüft die bei ihm eingegangenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität und stellt alle relevanten Daten und Dokumente in einem Freigabeportal zusammen.
• Der VDA wendet sich an die Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalen, die die Daten der Antragstellenden bzw. des Antragstellenden mit den Daten in ihrer Mitgliederverwaltung abgleicht und verifiziert. Die Überprüfung und die Verifizierung der Daten durch die Kammer sind kostenfrei.
• Stimmen die dem VDA genannten Daten und die Daten in der Mitgliederverwaltung der Kammer zu 100 Prozent überein und sind alle Voraussetzungen erfüllt, erteilt die Kammer über das Portal des VDA die Produktionsfreigabe für den Ausweis.

Ausweisausgabe

• Hat der VDA die Bestätigung und die Freigabe seitens der Kammer erhalten, produziert er den elektronischen Psychotherapeutenausweis und versendet ihn an die von der oder dem Antragsstellenden hinterlegte Lieferadresse.

Um den Wettbewerb zwischen verschiedenen Vertrauensdiensteanbietern (VDA) zu fördern, sollen verschiedene Anbieter für den elektronischen Psychotherapeutenausweis (ePtA) zugelassen werden. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten können frei entscheiden, mit welchen der zur Verfügung stehenden VDA sie einen Vertrag abschließen. Der von ihnen gewählte VDA ist ihre Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Vertragswerk.

Die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut geben gegenüber dem von ihnen gewählten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) alle für die Beantragung des elektronischen Psychotherapeutenausweises (ePtA) notwendigen Daten an. Dazu gehören:

• Akademischer Grad/Titel (Hinweis: Für den ePtA können nur Doktortitel verwendet werden, da diese auch im Personalausweis ausgewiesen werden dürfen. Die Berufsbezeichnung „Dipl-Psych.“ kann auf dem ePtA nicht eingetragen werden.)
• Name, Vorname
• Meldeanschrift
• Geburtsdatum/Geburtsort
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Angabe der Berufsgruppe
• Praxis-/Dienstanschrift

Die Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalengleicht diese Daten mit den in ihrer Mitgliederverwaltung gespeicherten Daten ab und bestätigt, dass es sich bei dem antragstellenden Kammermitglied um eine Psychologische Psychotherapeutin bzw. einen Psychologischen Psychotherapeuten, eine Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeutin bzw. einen Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten oder um eine Psychotherapeutin bzw. Psychotherapeuten handelt. Diese sogenannte Attributsbestätigung kann nur erfolgen, wenn die Angaben der Psychotherapeutin oder des Psychotherapeuten gegenüber dem VDA zu 100 Prozent mit den an die Kammer gemeldeten Daten in der Mitgliederverwaltung übereinstimmen. Der Datenabgleich und die Verifizierung der Daten durch die Kammer sind kostenfrei.

Achtung: Für die Verifizierung Ihrer Daten müssen der Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalen eine amtlich beglaubigte Kopie Ihrer Approbationsurkunde und ggf. Ihrer Promotionsurkunde vorliegen, alle aktuellen Daten zu Ihrer beruflichen Tätigkeit (Adresse und Art sämtlicher Tätigkeiten) sowie Ihre Privatanschrift. Sollten Sie die beglaubigte Kopie bereits zu einem früheren Zeitpunkt eingereicht haben, brauchen Sie dies nicht erneut zu tun. Haben Sie diese Unterlagen der Kammer bisher nicht übermittelt, schicken Sie bitte eine amtlich beglaubigte Kopie Ihrer Approbationsurkunde und ggf. Ihrer Promotionsurkunde per Post an die Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalen, Willstätterstraße 10, 40549 Düsseldorf. Sollten sich die Angaben zu Ihrer beruflichen Tätigkeit (Adresse und Art sämtlicher Tätigkeiten) geändert haben, schicken Sie uns Ihre aktuellen Daten bitte umgehend per E-Mail an info@ptk-nrw.de zu.

Die Daten, die Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten bei der Bestellung ihres elektronischen Heilberufsausweises (eHBA), dem elektronischen Psychotherapeutenausweises (ePtA), gegenüber dem von ihnen gewählten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) angegeben, müssen durch die Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalen überprüft und verifiziert werden. Für diesen Datenabgleich fallen keine Kosten an.

Die Kosten für den elektronischen Heilberufsausweis sind je nach VDA unterschiedlich. Wie hoch die Kosten im Einzelnen sind und welche Konditionen gelten, sollte vor Vertragsabschluss sorgfältig geprüft werden. Die Rechnung für den Ausweis müssen die Antragstellenden selbst begleichen. Monatliche Kosten stellen die VDA für die Bereitstellung der qualifizierten Signaturzertifikate und die Bereitstellung des Abrufs der Zertifikate auf Servern in Rechnung. Vertragspsychotherapeutinnen und Vertragspsychotherapeuten erhalten von den Kassenärztlichen Vereinigungen für die laufenden Kosten eine Betriebskostenpauschale in Höhe von 11,63 Euro pro Quartal. Dies wurde in der Vereinbarung zur Finanzierung der Telematikinfrastruktur (TI) zwischen der Kassenärztlicher Bundesvereinigung (KBV) und dem Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) geregelt. Im ersten Quartal der Nutzung werden die laufenden Betriebskosten ab dem Monat, in dem die Praxis an die TI angeschlossen ist, anteilig übernommen.

Der elektronische Psychotherapeutenausweis (ePtA) ist ab Datum der Ausstellung maximal fünf Jahre gültig. Die genaue Gültigkeit ist je nach gewähltem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) unterschiedlich. Der Ausweis gilt bundesweit und behält bei einem Umzug weiterhin Gültigkeit. Erforderlich ist jedoch, dass sich die Ausweisinhaberin bzw. der Ausweisinhaber mit der Landespsychotherapeutenkammer in Verbindung setzt, die am neuen Wohnort zuständig ist.

Bei Verlust oder Diebstahl muss der Ausweis unverzüglich gesperrt werden. Die Sperrung ist bei dem VDA zu erwirken, über den elektronische Psychotherapeutenausweis ausgegeben wurde. Eine Sperrung ist unwiderruflich, ein Ersatzausweis kann beantragt werden.